Druki zagraniczne, formularze do potwierdzenia SED, czy też aktualnie obowiązujące druki informatycznego systemu elektronicznej wymiany informacji i dokumentów EESSI są istotnym elementem wymiany informacji pomiędzy instytucjami krajów właściwych. Zasadniczo każda sprawa rozpatrywana w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego związana jest z komunikacją pomiędzy instytucjami poszczególnych państw, rozpatrującymi wniosek.
- Czym są druki zagraniczne?
- Czy wnioskodawca uczestniczy w procesie?
- System EESSI
- Wcześniejsze systemy – Druki SED oraz serii E400
- Druki serii E400 po polsku do pobrania
Czym są druki zagraniczne?
Za pośrednictwem tego typu druków przekazuje się m.in. wnioski celem rozpatrzenia przez instytucję innego kraju, co opisane zostało tutaj. Potwierdza i weryfikuje się informacje, które zawarły osoby składające wniosek w danym kraju. Informuje się także o przyznaniu bądź odmowie przyznania danego świadczenia na dzieci w danym kraju, podaje się przyczyny odmowy lub miesięczne kwoty przyznanych świadczeń na konkretne dziecko. Wymienia się także dane na temat okresów zatrudnienia, adresów zamieszkania oraz innych informacji istotnych dla rozpatrzenia uprawnień do świadczeń na dzieci w ramach koordynacji.
Jest to zatem bardzo ważny aspekt koordynacji. Wpływa on m.in. na szybkość prowadzenia postępowania przez urzędy, prawidłowość rozstrzygnięć. W przypadku gdy takiej komunikacji nie ma, bądź nie jest realizowana w odpowiednim czasie, to dana instytucja wypłacająca świadczenie wnioskodawcy może je np. wstrzymać do czasu uzyskania odpowiedzi od urzędu innego kraju lub błędnie wypłacać świadczenie, co skutkuje nienależnie pobranymi świadczeniami.
Czy wnioskodawca uczestniczy w procesie?
Podstawową zasadą związaną z wymianą informacji pomiędzy poszczególnymi instytucjami właściwymi jest to, że komunikacja odbywa się wyłącznie między nimi – nie ma tutaj bezpośredniego udziału wnioskodawcy.
Co więcej taka wymiana informacji może odbywać się bez zgody i wiedzy strony. Trzeba tutaj przyjąć, że już samo złożenie wniosku o dane świadczenie, w którym zastosowanie mają przepisy o koordynacji jest wyrażeniem takiej zgody. W przeciwnym razie można by np. pobierać dwa tego samego typu świadczenia na dzieci w dwóch krajach jednocześnie, co przeczyłoby założeniom koordynacji.
Oczywiście strona bardzo często w sposób pośredni uczestniczy w tym procesie. Dzieje się tak gdy na wniosek danej instytucji potrzebne są do uzyskania / potwierdzenia od wnioskodawcy jakieś informacje, których urząd nie może zweryfikować za pomocą systemów teleinformatycznych. Może to być np. informacja o prowadzeniu wspólnego gospodarstwa domowego w jakimś okresie, czy uczęszczaniu przez dziecko do placówki publicznej typu żłobek, przedszkole.
Wtedy instytucja kieruje pismo do strony z prośbą o udzielenie odpowiedzi i de facto wtedy ma ona pośredni udział w tym procesie. Niektóre kraje (np. Belgia, Francja) druki papierowe starego typu wysyłały także bezpośrednio do wnioskodawców celem potwierdzenia w urzędzie. Takie druk – jeśli posiadały oryginalną pieczątkę, można było przesłać na adres właściwego Urzędu Wojewódzkiego celem potwierdzenia i odesłania zagranicę.
Niestety wiedza o tym była na tyle niewielka, że wnioskodawcy kierowali takie formularze do gmin, które często potwierdzały te druki bez uprawienia (i uwzględnienia zasad koordynacji), co powodowało dalsze, liczne kłopoty.
Poniżej opisano systemy wymiany informacji pomiędzy instytucjami. Na początku najbardziej aktualny i obecnie obowiązujący, po czym krótko o dwóch pozostałych – archiwalnych, ale czasami stosowanych jeszcze przez niektóre kraje.
Nie ma sensu opisywać szczegółowo jakie konkretnie druki powinny być użyte w odniesieniu do danej sytuacji, gdyż nie ma to większego znaczenia dla wnioskodawcy. To urzędnicy wypełniają druki, zatem powinni posiadać taką wiedzę. Jeśli nie mają jakiś informacji dotyczącej wnioskodawcy, powinni wezwać stronę do ich złożenia i wymienić potrzebne oświadczenia / dokumenty w treści pisma.
System EESSI
W odniesieniu do świadczeń rodzinnych i wychowawczych na dzieci system ten ruszył w 2019 roku. Urzędy Wojewódzkie w Polsce zaczęły z niego korzystać od września 2019 roku i były jednymi z pierwszych w Europie komunikujących się za pomocą tego systemu.
Jak wiadomo, do tanga trzeba dwojga, zatem dopóki inne kraje nie wdrożyły go, to komunikacja odbywała się na starych zasadach, czyli drukami papierowymi wysyłanymi pocztą. Obecnie zdecydowana większość krajów wymienia już informacje za pomocą tego systemu. Wyjątek może dotyczyć jeszcze kilku krajów takich jak Belgia, Włochy, Hiszpania.
EESSI (ang. Electronic Exchange of Social Security Information) to informatyczny system elektronicznej wymiany informacji i dokumentów w UE potrzebnych dla obsługi indywidualnych spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego – w tym koordynacji świadczeń rodzinnych i wychowawczych na dzieci. Zawiera on wszystkie funkcje, które opisano powyżej.
Bardzo ważną kwestią są terminy na zrealizowanie sprawy, które dotyczą także EESSI:
Zgodnie z Decyzją nr F2:Instytucja odpowiada niezwłocznie na wniosek o udzielenie informacji z innego Państwa Członkowskiego, a w każdym razie nie później niż:
a. w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania tego wniosku, w przypadku wniosku dotyczącego stanowiska w sprawie decyzji tymczasowej co do zasad pierwszeństwa, o której mowa w art. 60 ust. 3 Rozporządzenia (WE) Nr 987/2009, lub
b. w ciągu trzech miesięcy od dnia otrzymania wniosku o udzielenie informacji w pozostałych przypadkach.
Zatem nie jest tak, że druki zagraniczne mogą leżeć w urzędach wiele lat, bo priorytetem jest realizacja innych spraw, wydawania rozstrzygnięć tam gdzie można to zrobić szybciej, bez poczynania ustaleń etc. Także dla druków unijnych biegną terminy, co jest o tyle istotne, iż często kompletnie niezrozumiałe.
Oczywiście konkretny urząd może zasłaniać się faktem, że nie otrzymał odpowiedzi z instytucji zagranicznej i dlatego sprawa „stoi w martwym punkcie”, ale po upłynięciu tego terminu powinien podjąć kolejne czynności (poprzez m.in. wysłanie monitów i dalszą, określoną w rozporządzeniach procedurę). Skrócenie czasu wymiany informacji pomiędzy instytucjami było fundamentem wprowadzenia systemu i należy z tego korzystać.
Wśród innych, pozytywnych aspektów systemu EESSI wymienia się:
- nowoczesność (odejście od uciążliwej i długotrwałej korespondencji papierowej);
- automatyzację procesu (podstawowe dane zaciągają się same do formularzy bez potrzeby ich ręcznego wprowadzania);
- dokładne sprecyzowanie adresatów (każdy formularz ma numer identyfikacyjny oraz status, więc każda dalsza wymiana trafia do osoby / instytucji zajmującej się już sprawą);
- zwiększenie efektywności i zmniejszenie kosztów.
Wcześniejsze systemy – Druki SED oraz serii E400
Druki serii SED oraz E400 były drukami papierowymi, komunikacja odbywała się na nich pisemnie, za pomocą operatorów pocztowych. Używało się ich w podobnych przypadkach, które już opisałem. Każdy druk miał swój numer i odpowiadał za potwierdzenie innych informacji lub wykonanie odpowiedniej czynności.
Dla przykładu druk SED F001 był wnioskiem o udzielenie informacji; SED F002 to odpowiedź na taki wniosek; SED F003 to była informacja o podjętym rozstrzygnięciu; SED F006 to przesłanie wniosku celem rozpatrzenia zgodnie z zasadą pierwszeństwa etc.
Analogicznie podobną formę miały wcześniejsze druki serii E400 – tutaj do najbardziej popularnych należały druki E401 (Zaświadczenie dotyczące składu rodziny dla potrzeb przyznania świadczeń rodzinnych); E405 (Zaświadczenie dotyczące sumowania okresów ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek lub dotyczące następującego po sobie zatrudnienia w kilku państwach członkowskich w okresach między terminami, w których wypłaty są należne zgodnie z ustawodawstwem tych państw) oraz E411 (Prośba o informacje dotyczące uprawnień do świadczeń rodzinnych w państwie członkowskim, w którym mieszkają członkowie rodziny).
Druki serii E400 po polsku do pobrania
3. E403-Przyuczenie-zawodowe-PL
4. E404-Zaświadczenie-lekarskie-PL
5. E405-Okresy-ubezpieczenia-PL
7. E411-Uprawienie-do-świadczeń-PL
Problem z drukami zagranicznymi? Skorzystaj z konsultacji telefonicznej.
Autor tekstu: Radosław Orzechowski
