Wnioski polskie

W większości przypadków na tym etapie po raz pierwszy wnioskodawcy spotykają się z koordynacją świadczeń i terminami: wnioski polskie, uchylenie, koordynacja. Zasadniczo w każdym przypadku, aby otrzymać jakąkolwiek decyzję administracyjną, informację (forma przyznania dla świadczenia wychowawczego 500+ oraz kapitału opiekuńczego), czy inny rodzaj rozstrzygnięcia w danej sprawie to w odniesieniu do świadczeń rodzinnych i wychowawczych trzeba złożyć wniosek. Innymi słowy świadczenia te nie są przyznawane z urzędu, a na wniosek – nie ma przymusu pobierania świadczeń na dzieci. Wnioski w Polsce składa się na ustalone dla danego świadczenia okresy zasiłkowe.

Wnioski złożone w Polsce w kontekście koordynacji świadczeń.

Najpopularniejsza i najbardziej wskazana „ścieżka” składania wniosków dla obywateli naszego kraju. Bez względu na pierwszeństwo – wg mnie, zawsze warto składać wnioski w Polsce. Składamy je w organie właściwym dla danego, wnioskowanego świadczenia. Do dnia 31.12.2021 wszystkie wnioski o świadczenia rodzinne oraz świadczenie wychowawcze 500+ bez względu na kanał złożenia wniosku (np. bank, profil zaufany, GOPS / MOPS) i formę (papierowo lub elektronicznie) trafiały do jednostek gminnych – zwykle są to właściwe administracyjnie dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy Gminne bądź Miejskie Ośrodki Pomocy Społecznej / Pomocy Rodzinie czy inne Centra uprawnione przez właściwego Wójta / Burmistrza / Prezydenta Miasta do rozpatrywania ww. wniosków. W tym miejscu należy zaznaczyć, że od 01.01.2022 r. dla wniosków składanych o świadczenie wychowawcze 500+ oraz kapitał opiekuńczy organem właściwym jest ZUS.

W zależności od sytuacji wnioskodawcy i członków jego rodziny na dzień złożenia wniosku, podczas jego składania wymagane jest oświadczenie we właściwej rubryce, dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Jeśli dotyczą nas przepisy o koordynacji, należy wskazać we wniosku wymagane informacje. Warto wypełnić tę rubrykę w sposób prawidłowy, podając dane osoby przebywającej w kraju koordynacyjnym, adres zamieszkiwania, adres pracodawcy oraz przede wszystkim okresy zamieszkiwania i pracy w formacie dzień – miesiąc – rok. W przypadku, gdy nie mamy pewności co do powyższych informacji (np. jesteśmy po rozwodzie, nie utrzymujemy kontaktu) warto zaznaczyć przy danych „nie wiem” i opisać krótko sytuację dlaczego. Z kolei jeżeli intencjonalnie ukryjemy znane nam fakt i nie zaznaczymy nic, pomimo iż wiemy, iż element koordynacji ma miejsce to narażamy się na zwrot nienależnie pobieranych świadczeń oraz ewentualną odpowiedzialność karną za składanie fałszywych zeznań / oświadczeń (art. 233 Kk).

A. Podczas składania wniosku wypełniliśmy rubrykę o koordynacji.

W takiej sytuacji wniosek, który spłynie do gminy zostaje poddany analizie. Chociaż w przypadku, gdy w danej sprawie istnieje element koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego to organem właściwym do jego rozpatrywania od 01.01.2018 r. jest Wojewoda (16 Urzędów Wojewódzkich w Polsce – z reguły Wydziały Koordynacji Świadczeń) to urzędnik prowadzący postępowanie w gminie co do zasady powinien skompletować całość dokumentów. Z reguły zatem wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia danych na formularzu koordynacji, który przekazał mu właściwy miejscowo Urząd Wojewódzki. Po wypełnieniu formularza (sytuacja zawodowa rodziców, miejsce zamieszkania dziecka, względnie dochody jeżeli uzyskanie świadczenia zależy od dochodu etc.) sprawa zostaje przekazana do właściwego dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy Urzędu Wojewódzkiego.

W tym miejscu krótka dygresja – od 01.06.2022 r. co do świadczenia wychowawczego 500+ oraz nowego świadczenia zwanego kapitał opiekuńczy dla wniosków złożonych od 01.01.2022 r. organem właściwym co do wydawania rozstrzygnięć na gruncie prawa polskiego oraz koordynacji jest ZUS. Rola Urzędów Wojewódzkich została zmieniona – ustalają koordynację jak dotychczas, ale nie wydają decyzji / informacji, czyli rozstrzygnięć. W sprawach o świadczenia rodzinne procedura pozostała bez zmian.

ZUS zapyta o koordynację - wnioski polskie, uchylenie, koordynacja.
ZUS zapyta o koordynację / źródło grafiki: własne – na podstawie wniosku o 500+ na okres 22/23

Wracając do meritum sprawa wraz z oryginałem wniosku i dokumentacją zostaje przekazana do właściwego Urzędu Wojewódzkiego. Od tego momentu to Wojewoda odpowiada za wydanie rozstrzygnięcia w danej sprawie (decyzji bądź informacji). Od tego momentu biegną też terminy KPA (Kodeks Postępowania Administracyjnego), dla Wojewody na załatwienie sprawy. Co prawda od 13 lipca 2021 r. sprawy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego wyłączono spod instytucji ponaglenia (art. 37 KPA), tłumacząc się stopniem skomplikowania spraw, to jednak nie wyłącza to innych możliwości dochodzenia swoich praw. W każdym razie to w tym miejscu z reguły sprawy tkwią w martwym punkcie przez wiele miesięcy, a powodów tego jest bardzo wiele. Problem ten zauważa m.in. Rzecznik Praw Obywatelskich – więcej tutaj.

Wracając do procedur Wojewoda powinien niezwłocznie wydać rozstrzygnięcie w sprawie. W przypadku gdy Polska jest krajem pierwszeństwa do wypłaty świadczeń rodzinnych / wychowawczych po rozpatrzeniu wniosku oraz spełnieniu wszystkich warunków dla uzyskania danego świadczenia, wydaje informacje o przyznaniu (dla świadczenia wychowawczego 500+) lub decyzję administracyjną o przyznaniu (dla świadczeń rodzinnych). Jeśli z jakiegoś powodu wydaje decyzję odmowną, musi zawierać ona uzasadnienie. Rozstrzygnięcia te przekazuje do właściwego Wójta / Burmistrza / Prezydenta Miasta i to organ gminny realizuje wypłatę świadczeń. Jednocześnie Urząd Wojewódzki informuje za pośrednictwem odpowiedniego formularza elektronicznego o podjętych rozstrzygnięciach w myśl zasady pierwszeństwa i przekazuje tę informację do organu właściwego instytucji zagranicznej. Jeżeli kwota przysługujących świadczeń na dziecko w kraju co do którego zachodzi koordynacja jest wyższa niż w Polsce (np. Niemcy, Irlandia) to przekazanie takiej informacji przez Wojewodę jest o tyle istotne, że instytucja zagraniczna może wezwać nas do złożenia tamtejszego wniosku w celu przyznania dodatku dyferencyjnego (czyli nadwyżki pomiędzy tym co przysługuje zagranicą, a tym co w Polsce). Szerzej o dodatku dyferencyjnym w innej części portalu. Podobnie gdy w danej sprawie zapadła w Polsce decyzja odmowna (np. co do zasiłku rodzinnego, gdzie obowiązuje kryterium dochodowe), świadczenie na dziecko może przyznać instytucja zagraniczna.

Sprawa ma się inaczej w przypadku, gdy na podstawie zasad koordynacji wynika, że pierwszeństwo do wypłaty świadczeń leży po stronie instytucji zagranicznej. Taki wniosek, Wojewoda przekazuje za pomocą elektronicznego systemu komunikacji EESSI do zagranicznej instytucji właściwej, która ma 2-3 miesiące na jego realizację. Jednocześnie wydaje tzw. decyzję tymczasową i przesyła ją wnioskodawcy. Zdarza się też, że od razu wydaje także decyzję o przyznaniu bądź odmowie dodatku dyferencyjnego w Polsce (przyjmując, że instytucji zagraniczna nie uchyli się od wypłaty świadczenia i uwzględni polski wniosek oraz iż polski urząd zna kwoty, które przysługują w danym kraju). Podczas tego okresu instytucji zagraniczna z reguły wysyła swój wniosek do wypełnienia polskiemu wnioskodawcy i po uzyskaniu odpowiedzi podejmuje swoją decyzję i na tej podstawie realizuje świadczenia. Po zakończeniu procedury instytucja zagraniczna informuje o podjętych decyzjach Wojewodę. Jeśli przyznała świadczenie, sprawa co do danego wniosku zostaje zakończona.

Jeżeli jednak po przekazaniu wniosku przez Wojewodę do instytucji zagranicznej zgodnie z zasadą pierwszeństwa instytucja ta nie przyzna zagranicznych świadczeń na kanwie polskiego wniosku (bo np. nie zgadzają się na to z jakiegoś konkretnego powodu; nie uzupełniono dokumentacji przez wnioskodawcę etc.) to pierwszeństwo przechodzi na stronę Polski. Oznacza to, że wracamy do wariantu opisanego jako pierwszeństwo naszego kraju do wypłaty świadczeń. Wszystkie decyzje powstałe na założeniu, że Polska jest krajem drugiej kolejności podjęte w postępowaniu takie jak np. kwestia dodatku dyferencyjnego zostają uchylone. Jest to z pewnością kolejny pozytywny aspekt koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

B. Podczas składania wniosku nie było koordynacji, a pojawiła się ona w trakcie realizacji wypłaty świadczeń przez organ.

Jest to drugi z wariantów, który ma miejsce w momencie, gdy podczas składania polskiego wniosku element koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie występuje, a zaistnieje on w trakcie realizacji przez organ właściwy (Wójt / Burmistrz / Prezydent Miasta). Dzieje się tak jeśli np. wyjazd za granice lub inna „sytuacja koordynacyjna” pojawia się podczas pobierania danego świadczenia przyznanego już rozstrzygnięciem gminy.

W takim przypadku zasadniczo do procedury opisanej w punkcie A. dochodzi potrzeba ustalenia okresów koordynacji co do danego wniosku o świadczenie rodzinne czy wychowawcze. W momencie gdy któryś z organów pozyskuje informacje od np. wnioskodawcy lub innej instytucji o przesłankach, które wskazują na możliwości koordynacji np. wyjazdu za granicę rodzica dziecka, z urzędu wszczyna postępowanie w sprawie. Wzywa wnioskodawcę do wypełnienia formularza lub złożenia oświadczenia dotyczącego koordynacji. Na tym etapie istotnym dla wnioskodawcy jest fakt, aby znać podstawowe zasady koordynacji. Jeżeli wskazują one, że pierwszeństwo będzie po stronie instytucji zagranicznej lub dochód uzyskany z tytułu pracy poza granicami kraju będzie mieć wpływ na pobierane świadczenia zależne od dochodu to w interesie wnioskodawcy jest wstrzymanie pobierania świadczeń. Wymaga to zgody (oświadczenia) wnioskodawcy i może pomóc w uniknięciu ewentualnie nienależnie pobranych świadczeń. Należy tutaj podkreślić, że wymaga to inicjatywy beneficjenta, gdyż organ właściwy w tej sytuacji nie ma możliwości zawieszenia pobierania świadczeń z własnej inicjatywy.

Następnie organ przekazuje kopie wniosku wraz ze swoim pierwotnym rozstrzygnięciem do Urzędu Wojewódzkiego z zapytaniem o ustalenie czy i w jakich okresach w sprawie znajdują zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wojewoda ustala i wskazuje okresy koordynacji oraz przekazuje pismo do gminy z prośbą o uchylenie rozstrzygnięcia pierwotnego i przesłanie harmonogramu zrealizowanych już wypłat. Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że w przypadku przepisów o koordynacji organ może na podstawie pisma od Wojewody uchylić swoje rozstrzygnięcia wstecznie – nie ma żadnego limitu czasu, po upłynięciu którego nie można tego zrobić, ani też czasu wstecz, którego taka decyzja obejmuje. Po przesłaniu uchylenia co do zasady Wojewoda może wydać rozstrzygnięcie w sprawie, więc następne kroki są analogiczne do opisanych w punkcie A.

Podsumowując powyższe rozważania należy podkreślić, że wskazane w punkcie A. i B. procedury dotyczą wniosków o wszystkie świadczenia rodzinne podlegające koordynacji (przypomnijmy, że są to: zasiłek rodzinny oraz dodatki do zasiłku rodzinnego; świadczenie rodzicielskie; świadczenie pielęgnacyjne i zasiłek pielęgnacyjny do ukończenia przez dziecko 18 roku życia; specjalny zasiłek opiekuńczy; zasiłek dla opiekuna; jednorazowe świadczenie „za życiem”) oraz świadczenie wychowawcze 500+ do 31.12.2021 r. Od 01.01.2022 r. ustawodawca przewidział zmianę realizatora programu 500+ na Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wnioski są składane wyłącznie elektronicznie, organem uprawnionym do wydawania rozstrzygnięć na gruncie prawa krajowego jak i koordynacji jest ZUS (od 01.06.2022 r. dla wniosków złożonych przed 31.12.2021 r.). Rola Wojewody została ograniczona do wskazywania okresów koordynacji (co de facto powoduje, że prowadzi on postępowanie / ustalenia w sprawach koordynacyjnych – za wyjątkiem wydawania informacji oraz decyzji administracyjnych). Urzędy Wojewódzkie są też punktem kontaktowym dla wymiany informacji z właściwymi instytucjami zagranicznymi. Podobną rolę ZUS przyjął w odniesieniu do nowego świadczenia jakim od 01.01.2022 r. jest kapitał opiekuńczy. Więcej bieżących informacji na ten temat można znaleźć na łamach naszego serwisu w sekcji Aktualności.

Autor tekstu: Radosław Orzechowski

Możesz podziękować autorowi za twórczość w postaci symbolicznej filiżanki kawy.